Clareza na comunicação evita retrabalhos

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Por Adriana Silvestrini - adriana.silvestrini@sm.com.b r - 09/03/2017

Falar e escrever claramente pode ajudar as empresas a aumentar a produtividade. Veja dicas práticas

“Uma palavra escrita é semelhante a uma pérola.”

A frase é do escritor e filósofo alemão Johann Goethe e se aplica não apenas à comunicação escrita, mas também à oral. Quando funcionam bem, elas são valiosas para a empresa e podem garantir maior produtividade. De acordo com levantamento realizado pela Affero Lab, consultoria especializada em educação corporativa, a habilidade para comunicação oral e escrita tem sido apontada como a terceira competência mais relevante para as companhias. As duas primeiras habilidades são facilidade de se relacionar e de aprender. Segundo especialistas, se essas três competências estiverem bem, empresa e funcionários só têm a ganhar.

Uma comunicação eficiente garante que o interlocutor compreenda perfeitamente o que foi escrito ou dito. No primeiro caso, escrever claramente um relatório ou um e-mail pode evitar retrabalhos. E mais: não cria malentendidos na equipe. O mesmo ocorre na negociação com os fornecedores, ocasião em que a comunicação oral também é importante.

No supermercado, os clientes também querem se sentir confortáveis. É preciso, por exemplo, transmitir claramente a mensagem no caso de uma promoção, seja verbal ou escrita. O cliente quer entender rapidamente o que está sendo dito, seja no cartaz, numa receita de refeição ou no auto-falante pelo locutor da loja”, ressalta Rosangela Cremaschi, consultora de comunicação empresarial da RC7.

Quando o consumidor se sente à vontade na loja, cria-se uma relação de confiança com o supermercado, afirma Rosangela, que é formada em Letras e Pedagogia. “Se a comunicação é assertiva e passa toda a informação de maneira clara e objetiva, transmite a imagem de transparência pela empresa. Isso resulta em maior consumo. Ao sentir a confiança e compreender o que a empresa transmite, o cliente retorna à loja”, explica a especialista.

A comunicação escrita é, hoje, um problema mais crítico do que a oral. Isso acontece devido à deficiência do ensino de base, principalmente nas escolas públicas, que atinge boa parte dos funcionários, independentemente do cargo. Segundo Rosangela, no chão de loja muitos nem conseguiram completar os estudos. O pessoal da área administrativa também apresenta deficiência. “Há muitos excelentes profissionais na área técnica, porém sem embasamento linguístico. E, entre os que possuem curso superior, a dificuldade fica maquiada porque o profissional apresenta resistência em participar do treinamento. O problema da escrita também bate à porta da diretoria da empresa”, afirma a especialista.

Uma das consequências dessa dificuldade é a presença de cartazes nas lojas com erros gramaticais. É comum imagens de erros serem compartilhadas nas redes sociais, como “Produtos sem glúteo” ou “Roupas de Inferno Infantil”. Pior é que, quando viralizados nas mídias sociais, a imagem da loja – quando identificada – fica arranhada. Isso também acontece com a forma de se expressar verbalmente. Por exemplo, quando o empregado diz equivocadamente “perca” em vez de “perda”. Por essa razão, a especialista da RC7 adverte: “Se o funcionário está dentro da companhia, o problema acaba sendo também do empresário e não só do colaborador.”

Quanto mais rápido as organizações encontrarem maneiras de desenvolver competências essenciais para os profissionais de hoje, como a comunicação eficiente, mais rápido garantirão uma equipe qualificada, eficiente e ágil na implementação de mudanças necessárias para alavancar o desempenho da organização.

De acordo com pesquisa da Affero Lab, 74,4% das empresas investem em formações internas, 57,34% treinamento on the job e 53,7% em patrocínio de cursos e formações externos. “Em meus treinamentos vejo que muitos colaboradores veem na iniciativa uma tábua de salvação para eles”, diz a consultora. As pessoas se sentem valorizadas ao saber que a empresa investe nelas e dão o melhor de si. O resultado disso é maior produtividade e melhores resultados.

Como ajudar a melhorar a comunicação dos funcionários

  • Não fique “enchendo linguiça” ao escrever um e-mail. Vá direto ao assunto, porque a escrita feita de forma clara evita redundâncias. Seja conciso, isto é, máximo de informações com mínimo de palavras, logo no primeiro parágrafo.
  • Evite ambiguidades nos e-mails, relatórios e apresentações digitais, porque informações que geram duplo sentido podem causar constrangimento.
  • Promova treinamentos nas equipes. Contrate uma empresa especializada para identificar os problemas mais sérios de escrita e comunicação entre os funcionários.
  • Crie uma mini-biblioteca, pode ser um espaço pequeno onde o funcionário, na hora do almoço ou do intervalo, possa pegar algum material para leitura. Tudo serve de referência para estudar a pontuação e outras regras gramaticais.
  • Monte um mural com dicas da Língua Portuguesa, por exemplo, colocando os erros mais comuns cometidos pelos brasileiros: regência verbal, crase, vírgulas, etc.
  • Na comunicação oral, é recomendado falar pausadamente, além de pronunciar bem as palavras. A ideia é garantir que as pessoas entendam o que está sendo dito.
  • Expressar-se com naturalidade e espontaneidade contribui para maior credibilidade na comunicação.
  • O mesmo acontece quando se consegue demonstrar conhecimento sobre o assunto que está sendo tratado e convicção nas ideias ou projetos apresentados.

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