5 dicas para escrever um bom e-mail profissional

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30/12/2016

A mensagem precisa gerar interesse de quem recebe, assim terá maior chance de ser respondida


Objetividade é uma das características mais necessárias para transmitir uma mensagem de forma efetiva, e no e-mail não é diferente. Antes de enviar um e-mail, é preciso pensar como escrever uma mensagem que gere interesse de quem recebe e que tenha maior chance de ser respondida. Mandela Schumacher Hodge, da Jopwell, empresa de recrutamento nos EUA, deu cinco dicas ao site Business Insider de como ser mais efetivo nas mensagens profissionais.

1. Acerte no “assunto”
Mandela explica que se a pessoa já te conhece, vai ficar mais inclinada a abrir o e-mail, mas se esse não for o caso, é preciso pensar com cuidado o que vai ser colocado no campo do “assunto”. Se você já se encontrou com a pessoa alguma vez, é importante relembrar onde a conheceu, e também, se tiver, inclua um contato em comum. Já se nunca conheceu a pessoa, procure citar alguma experiência ou interesse que tenham em comum. O e-mail deve conter três características gerais: o nome do destinatário, a síntese do que você está interessado em receber como resposta e um deadline. Por exemplo: “Mandela, tem interesse em participar do evento Mulheres em Startups? Resposta até dia 03/09”.

2. Seja rápido
Depois de escrever o assunto, vem a parte do que redigir no corpo do e-mail. Mandela Hodge diz que o ideal é escrever um texto de 250 palavras, mas se for necessário ser maior, não deve passar de 500 palavras. “Não subestime o quanto as pessoas são ocupadas e quantos pedidos elas recebem”, explica. Por isso, sempre agradeça e leve em conta o tempo de quem está recebendo o e-mail - isso pode fazer com você se destaque, aumentando as chances de você conseguir uma resposta. O segredo é ir direto ao ponto e falar o que você quer.

3. Faça o outro se importar
A pergunta principal a ser feita para si mesmo é: por que eu perderia o meu tempo lendo isso? Mandela Hodge explica que deve ser levado em conta que as pessoas são ocupadas e tendem a ser “egoístas”. Isso quer dizer que, ao pedir algo a alguém é preciso pensar em como que aquilo também vai beneficiar o outro. Por exemplo, se você quer convidar a pessoa para um evento, e sabe que ela valoriza liderança, tem que ressaltar no e-mail em como aquilo vai ajudá-la a inspirar os outros.

 

4. Antes de enviar, faça essas duas perguntas
- Você realmente precisa daquela pessoa ou consegue fazer por conta própria? Antes de fazer qualquer pedido, Mandela ressalta que você deve se perguntar se fez de tudo o que podia antes de enviar a mensagem. Ela explica que é frustrante receber um e-mail de alguém faz uma pergunta que poderia ser respondido com uma rápida pesquisa na internet.

- Tem alguém que consiga me responder melhor? Tenha certeza que a pessoa que está contatando seja a melhor para responder o seu pedido. “É importante se atentar não só a quem está escrevendo, mas também sobre o que está escrevendo”, explica. 

5. Não espere uma resposta
Ao fazer um pedido, saiba que existem dois caminhos: de ser aceito ou não. “Eu acredito que se você se dedica a escrever um bom e-mail e não recebe uma resposta, deve analisar estrategicamente o porquê, e então você vai desenvolver a habilidade de rapidamente chamar e manter a atenção de alguém e conseguir a resposta que deseja no futuro”, diz Mandela Hodge.

Fonte: Época Negócios

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