GF Supermercados economiza R$ 1 mi com centralização de nota fiscal

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Por Viviane Sousa - viviane.sousa@sm.com.br - 09/11/2016

A iniciativa também agilizou os processos de lançamento desses documentos e de recebimento de mercadorias

Menos custos e maior rapidez
Wladimir Barto e sua equipe conseguiram maior agilidade ao receber as notas fiscais em formato digital e antecipadamente às entregas. Entre as vantagens, está a diminuição significativa de filas de caminhões de fornecedores

Há dois anos, o GF Supermercados, com sede em Três Corações (MG), centralizou o recebimento de notas fiscais de suas compras. O objetivo era garantir que esses documentos chegassem mais rapidamente à central, agilizando o lançamento e o fechamento diário e mensal. A iniciativa surpreendeu e gerou outras vantagens, como economia de mais de R$ 1 milhão em despesas anuais com mão de obra e telefonia móvel. Junto com sua equipe, Wladimir Barto, controller da varejista, desenvolveu e implantou o projeto.

As entregas de pedidos ocorrem tanto nas 11 lojas da rede, espalhadas por sete cidades mineiras, quanto no CD. Antes da centralização, as notas impressas seguiam com as mercadorias e só depois eram lançadas no sistema de gestão. “O processo era demorado e ocorriam erros de digitação e extravios. Também dificultava ao pessoal do recebimento tirar dúvidas com os compradores ou com a área fiscal em caso de problema com o pedido ou a nota”, conta Barto. Com a centralização, as notas passaram a ser enviadas pelos fornecedores no formato XML à central, onde são automaticamente arquivadas no sistema, de forma padronizada.

Na hora do recebimento, o pessoal das lojas ou do CD visualiza a nota pelo sistema. É também por meio dele que a central pode ser acionada em caso de divergências. Isso contribui para economizar com linhas celulares usadas entre o time de recebimento e os compradores. Já a equipe responsável pela recepção de notas fiscais caiu de 20 para cinco funcionários. “Agora, eles ficam na central e respondem ao departamento fiscal e não mais aos gerentes de loja”, explica o controller. Segundo ele, outra vantagem foi praticamente eliminar as filas de caminhões para descarga de produto. “Também priorizamos as entregas de perecíveis. O pessoal do recebimento já organiza tudo com antecedência pelo sistema”, explica Barto.

O GF está adotando um software BPMs (Business Process Management). A ferramenta permitirá obter informações mais precisas de produtividade dos colaboradores e maior controle das etapas do processo. Para este ano, a rede espera crescimento real de 16%.

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