Cadastro é um processo vivo

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Por Redação SM - redacao@sm.com.br -

A complexidade das informações a serem inseridas na ferramenta cresce a cada dia, fazendo com que o varejista esteja sempre correndo atrás dos problemas. Entenda

Embora saiba que é imprescindível para o negócio, o varejista tem dificuldades em trabalhar o cadastro de maneira mais eficiente. Boa parte disso ocorre porque os processos adotados ainda são muito manuais, o que aumenta a frequência de erros. O maior problema, contudo, reside no fato de que as necessidades de informações cadastrais são hoje mais complexas do que no passado. E isso aumenta a cada dia. É sobre isso que Wellington Machado, CEO da Simplus, reflete. Confira.

Por que cadastro ainda é um problema sério?

O processo de cadastramento ainda é muito manual. Além disso, a busca das informações envolve diversas fontes, como ferramentas e sistemas. Daí a importância de uma maior automação. Pelo menos 20% do mix sofre alteração de dados durante o período de um ano. Se o varejista trabalha com, por exemplo, 30 mil produtos, 6 mil têm alguma mudança. Há ainda outra complexidade: até algum tempo, as informações que precisavam constar no cadastro eram poucas. Mas a demanda por dados cresceu muito. No caso dos alimentos, por exemplo, é preciso informar a presença de ingredientes. Em higiene, deve-se incluir se o sabonete é neutro ou para qual tipo de cabelo o shampoo é indicado. Já o varejista que tem e-commerce precisa de uma descrição do produto mais completa. Se antes isso era feito com 50 caracteres, hoje é preciso cerca de 300.

Além da automação, quais são outros gargalos?

Um deles é a necessidade de padronização, que não existe hoje. Há também a questão da imagem do produto. Os fabricantes têm boas fotos, mas, às vezes, o formato não atende a necessidade do varejo. Ele pode precisar de uma imagem com fundo branco para o e-commerce, por exemplo. Outro ponto é a qualidade da informação. A questão não é erro, mas a inclusão em campos errados. Por exemplo, quando a altura foi lançada no lugar da largura e vice-versa. Isso pode interferir no planograma e, portanto, na exposição. Já problemas no código de barras impactam o checkout. Temos dados de que 40% dos produtos não o leem na primeira tentativa. Isso atrapalha a produtividade.

Como resolver os problemas?

É muito importante trabalhar a qualidade da informação, a digitalização/padronização e colocar numa plataforma eletrônica – ou seja, automatizar. A recomendação é ter tudo em nuvem, para que todos os envolvidos acessem a mesma fonte de informação. Quando se tem muitas fontes, em algum momento, elas podem ficar desatualizadas para alguém. Centralizando, reduzimos a possibilidade de as pessoas acessarem dados divergentes.

Quais são os ganhos com a automação?

Velocidade no cadastramento de novos produtos. Suponha uma rede que leve 30 dias para cadastrar um item novo. Nesse caso, é possível fazer todo o processo em até dois dias. Outra vantagem é a maior produtividade. No caso do código de barras, é possível fazer uma checagem física, o que reduz erros de leitura na primeira tentativa. Como as divergências diminuem, há redução de perdas e de custos para o varejo. É preciso lembrar que o cadastro não é um projeto. É preciso olhar sempre para ele, a fim de ajustá- -lo às novas necessidades, que passam pelos desejos do consumidor até a legislação tributária. Cadastro é um processo vivo.

Veja mais sobre: cadastro, ruptura, estoque

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